En bref
- Le message de bienvenue part dans l'heure qui suit la réservation. Il remercie, dit ce qui va se passer et quand, et pose une seule question utile.
- Moins de 600 caractères : il est lu sur un téléphone, souvent dans l'application, entre deux autres notifications.
- Pas de code de boîte à clés à ce stade : il part un ou deux jours avant l'arrivée, dans un autre message.
- Jamais de lien qui oriente le voyageur vers votre site, de proposition de réserver en direct ni de paiement hors Airbnb : les conditions d'Airbnb l'interdisent.
- Le reste (l'heure d'envoi, la longueur, le moment du code) relève des bonnes pratiques, pas d'une règle Airbnb : adaptez-le à votre logement.
1. Le message de bienvenue, ce n'est pas le message d'arrivée
On mélange souvent deux messages. Le message de bienvenue part au moment de la réservation : le voyageur vient de payer, il veut savoir qu'il est attendu et ce qu'il recevra ensuite. Les informations d'accès (adresse précise, code, stationnement) arrivent plus tard, un ou deux jours avant l'arrivée, quand il en a besoin.
Les séparer évite le message de vingt lignes envoyé trois semaines avant le séjour, que personne ne retrouve le jour J. Cette page porte sur le premier. La suite du séjour, de la veille de l'arrivée à la demande d'avis, est dans les 8 messages voyageurs FR/EN.
2. Ce qu'il doit contenir, en cinq lignes
- Le prénom du voyageur et un merci. Une ligne.
- Une phrase sur le logement qui montre qu'un humain écrit : la saison, le jardin, la cheminée, le marché du samedi.
- Ce qui va se passer et quand : « Je vous envoie l'adresse exacte et le code d'accès la veille de votre arrivée. »
- Une seule question utile : l'heure d'arrivée prévue, un lit bébé, un animal. Une seule, sinon le voyageur répond à la moitié.
- Comment vous joindre : par la messagerie Airbnb, avec l'horaire où vous répondez.
Pas plus. Le règlement intérieur, le Wi-Fi et les restaurants ont leur place dans le livret d'accueil, pas dans ce message.
3. Les 5 modèles à copier
Remplacez ce qui est entre crochets. Le bouton copie le texte prêt à coller dans Airbnb ou dans un message programmé.
Bonjour [prénom], merci pour votre réservation au [nom du gîte] du [date d'arrivée] au [date de départ] ! [Une phrase sur le lieu : le jardin, la cheminée, le marché du samedi.] Je vous accueillerai sur place pour vous remettre les clés et vous montrer la maison. À quelle heure pensez-vous arriver ? Je vous envoie l'adresse exacte et le plan d'accès la veille. Pour toute question, écrivez-moi ici, je réponds de [8 h] à [20 h]. À bientôt, [votre prénom]
Bonjour [prénom], merci d'avoir choisi [nom du logement] pour votre séjour du [date d'arrivée] au [date de départ]. L'arrivée est autonome, à partir de [16 h] : la veille, vous recevrez ici l'adresse exacte, le code de la boîte à clés et une photo de son emplacement. Pour préparer votre arrivée : venez-vous en voiture ? Je vous indiquerai où vous garer. Je reste joignable ici pendant tout le séjour, y compris si la boîte à clés pose problème. À bientôt, [votre prénom]
Hello [first name], thank you for booking [name of the house] from [3 July] to [10 July]! We look forward to welcoming you to [Touraine]. The day before you arrive, I will send you the full address and check-in instructions here. Check-in is from [4 pm]. Could you let me know roughly what time you expect to arrive? You can message me here anytime; I usually reply between [8 am] and [8 pm]. Best wishes, [your first name]
Bonjour [prénom], merci pour votre réservation du [date d'arrivée] au [date de départ]. Le logement dispose d'un bureau, d'une connexion [fibre] et d'une place de stationnement. L'arrivée est possible à partir de [16 h], et jusqu'à [22 h] si vous arrivez après votre journée : dites-moi simplement votre heure approximative. Vous recevrez les informations d'accès la veille. Le reçu de votre réservation est disponible dans votre compte Airbnb ; dites-moi si votre employeur demande un autre justificatif. Bon séjour, [votre prénom]
Bonjour [prénom], merci pour votre réservation, tout est prêt pour vous accueillir ce soir. Voici l'essentiel : arrivée à partir de [17 h]. Je vous envoie tout de suite l'adresse et le code d'accès dans un message séparé. Le Wi-Fi et les consignes sont dans le livret, dans l'entrée. À quelle heure pensez-vous arriver ? Je reste disponible ici jusqu'à [22 h]. Bonne route, [votre prénom]
Pour une réservation de dernière minute, un message programmé « la veille de l'arrivée » peut ne jamais partir : envoyez les informations d'accès à la main et vérifiez qu'elles ont été lues.
4. Le générateur et le vérificateur
Remplissez les champs : le message se compose tout seul. Collez ensuite votre propre texte dans le vérificateur pour repérer ce qui pose problème sur Airbnb.
5. Ce qu'il ne faut pas écrire
| À éviter | Pourquoi | À la place |
|---|---|---|
| Un lien vers votre site, « la prochaine fois, réservez en direct » | Les conditions de service d'Airbnb (version du 5 février 2026) interdisent d'encourager un voyageur à passer par un site tiers, avant, pendant ou après une réservation. | Rien. Votre site sert aux voyageurs qui vous trouvent ailleurs qu'Airbnb. |
| Votre e-mail, WhatsApp ou numéro avant la confirmation | La politique hors plateforme d'Airbnb, en vigueur depuis mai 2025, interdit de déplacer la conversation hors d'Airbnb avant la réservation confirmée. | La messagerie Airbnb. Une fois la réservation confirmée, les coordonnées utiles au séjour peuvent être échangées ; gardez quand même les échanges importants dans Airbnb, ils font foi en cas de litige. |
| Une demande de paiement, de caution ou de document hors Airbnb | La même politique encadre les paiements et la collecte d'informations en dehors de la plateforme. Une demande imposée par la loi reste possible si elle est annoncée clairement dans l'annonce. | Les paiements passent par Airbnb. Ce que la loi impose, vous le précisez dans l'annonce, et vous ne demandez que le nécessaire. |
| Le code de la boîte à clés dès la réservation | Ce n'est pas une règle Airbnb, c'est une question de sécurité : le message reste lisible des semaines dans un téléphone, et le code peut changer entre-temps. | Un message programmé un ou deux jours avant l'arrivée. |
| Le règlement intérieur complet | Il noie la seule question que vous posez. | Une phrase : « tout est dans le livret ». |
6. Le programmer dans Airbnb
Dans l'espace hôte, menu Messages, la fonction « Messages programmés » envoie un modèle automatiquement à partir d'un déclencheur : la réservation confirmée, l'arrivée ou le départ. Pour le message de bienvenue, choisissez la réservation confirmée, avec un envoi immédiat ou dans l'heure. Les intitulés exacts peuvent varier selon la version de l'application et si vous passez par un logiciel de gestion connecté.
- Les codes courts : au lieu d'écrire [prénom], insérez le code du prénom du voyageur proposé par l'éditeur. Il doit apparaître surligné dans le modèle ; tapé à la main, il part tel quel. Testez sur votre prochaine réservation.
- Le message d'accès : déclencheur « arrivée », un ou deux jours avant, en fin d'après-midi.
- Les voyageurs étrangers : Airbnb propose la traduction des messages, mais un modèle anglais relu (modèle 3) évite les tournures bancales sur les horaires et les dates.
Le générateur de HôteKit écrit aussi les autres messages du séjour, en français et en anglais : générateur de messages voyageurs.
Questions fréquentes
Quand envoyer le message de bienvenue sur Airbnb ?
Dans l'heure qui suit la réservation confirmée. Le voyageur vient de payer et attend une confirmation humaine. Les informations d'accès partent plus tard, un ou deux jours avant l'arrivée.
Faut-il donner le code de la boîte à clés dans le message de bienvenue ?
Non. Envoyez-le un ou deux jours avant l'arrivée, dans un message séparé, avec une photo de l'emplacement. Le code peut changer d'ici là, et un message ancien se retrouve mal le jour J.
Peut-on mettre le lien de son site dans un message Airbnb ?
Non. Les conditions de service d'Airbnb (5 février 2026) interdisent d'encourager un voyageur à passer par un site tiers, avant, pendant ou après une réservation. Le risque va jusqu'à la suspension de l'annonce.
Quelle longueur pour un message de bienvenue ?
Cinq lignes, moins de 600 caractères. Il est lu sur un téléphone. Tout ce qui sert pendant le séjour va dans le livret d'accueil.
Faut-il l'écrire en anglais pour des voyageurs étrangers ?
Airbnb propose une traduction automatique des messages, mais un modèle anglais relu évite les erreurs sur les horaires, les dates et les consignes. Gardez une version anglaise prête et envoyez-la quand le profil du voyageur est en anglais.
Sources : Airbnb, conditions de service (version du 5 février 2026, acceptation demandée avant le 20 avril 2026), qui maintiennent les règles hors plateforme introduites en mai 2025 ; résumés de la politique hors plateforme par Smoobu (2026) et Rakidzich, « Airbnb Off-Platform Communication Policy 2026 » ; Airbnb Community, « A guide to using Scheduled Messages », et Hostaway, « Airbnb Scheduled Messages », pour les déclencheurs et les codes courts ; Hostfully, modèles de messages Airbnb (3 juin 2026), et PriceLabs pour l'accès aux messages programmés.