Un séjour bien accueilli se joue surtout avant l'arrivée. Les hôtes qui envoient les bonnes informations au bon moment reçoivent moins de messages pendant le séjour, et des commentaires plus longs. Les modèles ci-dessous sont à copier tels quels, en remplaçant ce qui est entre crochets.
1. À la réservation
Bonjour [prénom], merci pour votre réservation. Je suis [votre prénom], votre hôte à [nom du logement]. Vous recevrez trois jours avant votre arrivée toutes les informations pratiques : accès, stationnement, Wi-Fi. D'ici là, dites-moi si vous venez en voiture ou en train, et à quelle heure vous pensez arriver.
Hello [first name], thank you for your booking. I'm [your name], your host at [place]. Three days before you arrive I'll send you everything you need: directions, parking, Wi-Fi. In the meantime, let me know whether you're coming by car or by train, and what time you expect to arrive.
2. Trois jours avant
C'est le message le plus utile de tous. Mettez-y l'adresse exacte, la façon d'entrer, le stationnement, l'heure d'arrivée possible et le lien vers votre livret d'accueil. Un voyageur qui a tout reçu n'écrit pas à 20 h pour demander le code.
3. Le jour de l'arrivée
Bonjour [prénom], tout est prêt pour vous. Le logement est accessible à partir de [heure]. [Rappel du code ou de la boîte à clés]. Le Wi-Fi est [nom du réseau], mot de passe [mot de passe]. Bonne route, et à tout à l'heure si vous passez me voir.
4. Le lendemain matin
Un message court, jamais intrusif : « Bonjour [prénom], bien installés ? Si quelque chose manque, dites-le moi, je m'en occupe. » C'est le message qui transforme un problème silencieux en problème réglé, avant le commentaire.
5. La veille du départ
Rappelez l'heure de départ, ce qu'il faut faire des clés, du linge et des poubelles. Trois lignes suffisent. Terminez par une phrase simple : « Merci pour votre séjour, ce serait un plaisir de vous recevoir à nouveau. »
6. La demande d'avis
Envoyez-la le jour même du départ ou le lendemain, pas plus tard. Bonjour [prénom], merci d'avoir pris soin du logement. Si le séjour vous a plu, un commentaire aide beaucoup les hôtes indépendants comme moi. Et s'il a manqué quelque chose, dites-le moi directement, je préfère le savoir.
7. Quand le voyageur est en retard
Pas de reproche, des faits : « Pas de souci pour l'heure. L'accès fonctionne à toute heure grâce à [boîte à clés ou digicode]. Prévenez-moi simplement quand vous serez arrivés, pour que je sache que tout va bien. »
8. Quand quelque chose ne fonctionne pas
Accusez réception tout de suite, même sans solution : « Merci de me prévenir, je m'en occupe. [Ce que vous faites] et je vous tiens au courant d'ici [délai]. » Un voyageur qui attend sans réponse écrit un commentaire négatif bien plus souvent qu'un voyageur qui attend avec une réponse.
Le détail qui compte : écrivez les messages en français et en anglais dans le même envoi, l'un sous l'autre. Ça évite la traduction automatique approximative et ça rassure les voyageurs étrangers.
Quand envoyer, en résumé
| Moment | Message | Pourquoi |
|---|---|---|
| Réservation | Accueil et question sur l'arrivée | Installer le contact |
| J-3 | Toutes les infos pratiques | Supprime la moitié des questions |
| Jour J | Rappel accès et Wi-Fi | Évite l'appel de dernière minute |
| J+1 | Tout va bien ? | Attrape les problèmes tôt |
| Veille du départ | Consignes de départ | Ménage plus simple |
| Départ | Demande d'avis | Meilleur taux de réponse |
Les générer automatiquement
J'ai mis en ligne un outil gratuit : vous remplissez les informations de votre logement, il vous donne les quatre messages principaux en français et en anglais, prêts à copier. Rien n'est enregistré. Ouvrir le générateur.